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# Gérer tes notes de frais

> Extrais toutes les informations de tes photos de reçus et classe-les dans des récapitulatifs de dépenses clairs. Envoie tes notes de frais à tes clients en un seul message.

<h2 id="quick-start-speak-these">
  Démarrage rapide : dis simplement
</h2>

> *Cette dépense concerne Acme Corp, séminaire de lancement produit.*

> *Marque-la comme refacturable.*

> *Rédige un e-mail pour envoyer cette dépense au client.*

Notis lit tes reçus, en extrait les détails et t’aide à transmettre tes notes de frais.

<h2 id="expense-management-workflow">
  Gérer tes dépenses avec Notis
</h2>

<h3 id="1-snap-a-photo">
  1. Prends une photo
</h3>

Envoie la photo de ton reçu à Notis :

> *📸 Envoie la photo du reçu*

Notis extrait :

* Commerçant : **La Marina Restaurant**

* Date : **24 nov. 2025**

* Montant : **86,40 €**

* Moyen de paiement : **Visa •••• 1234**

<h3 id="2-add-context">
  2. Ajoute du contexte
</h3>

Précise le client et le projet :

> *C’est pour Acme Corp, séminaire de lancement produit.*

> *Marque-la comme refacturable.*

> *La catégorie, c’est Repas et réceptions.*

Notis met à jour la dépense avec :

* Le client associé

* Le projet lié

* La catégorie

* Le statut refacturable

<h3 id="3-submit-expenses">
  3. Transmets tes notes de frais
</h3>

Une fois ta dépense classée, tu peux la transmettre :

> *Rédige un e-mail pour envoyer cette dépense au client.*

> *Envoie la note de frais à [accounts-payable@acmecorp.com](mailto:accounts-payable@acmecorp.com).*

Notis va :

* Rédiger un e-mail professionnel

* Joindre le reçu d’origine

* L’enregistrer dans tes brouillons Gmail pour que tu le relises

<h2 id="use-it-with-notion">
  Utiliser avec Notion
</h2>

Garde une base de données Expenses dans ton workspace pour que Notis ait un endroit où ranger chaque reçu et ses détails :

* [Gérer tes notes de frais (via Notion)](/fr/guides/manage-expenses-via-notion)

<h2 id="recommended-integrations">
  Intégrations recommandées
</h2>

| Intégration                     | Ce qu’elle permet                                            | Exemples                                   |
| ------------------------------- | ------------------------------------------------------------ | ------------------------------------------ |
| **Base de données de dépenses** | Stocker et classer les dépenses                              | Ton app de bases de données ou de tableurs |
| **E-mail**                      | Envoyer les notes de frais aux clients                       | Gmail, Outlook                             |
| **Comptabilité** (facultatif)   | Envoyer les dépenses rapprochées vers ton logiciel comptable | QuickBooks, Xero                           |

<h2 id="automations">
  Automatisations
</h2>

<h3 id="weekly-expenses-to-review-digest-schedule">
  Récapitulatif hebdomadaire des « dépenses à vérifier » (programmé)
</h3>

Mets-le en place si tu veux faire le ménage chaque semaine dans les dépenses non classées ou incomplètes.

**Déclencheur :** Programmé → Tous les vendredis à 17 h

1. Dans le portail Notis, va dans **Automatisations**.

2. Crée une nouvelle **automatisation programmée**.

3. Règle la fréquence sur **vendredi à 17 h**.

4. Colle l’instruction ci-dessous :

```
Tu fais la revue hebdomadaire des dépenses.

Objectif :
Repérer les dépenses qui demandent l'attention de l'utilisateur et produire un récapitulatif concis.

Étapes :
1) Trouve toutes les dépenses créées ces 14 derniers jours.
2) Garde les entrées avec des données manquantes ou suspectes, par exemple :
- Catégorie manquante
- Commerçant manquant
- Date manquante
- Montant manquant
- Reçu manquant en pièce jointe
- Marquée refacturable mais sans client ni projet
3) Produis un récapitulatif regroupé par type de problème.
4) Pour chaque élément, indique : le commerçant (ou « Inconnu »), le montant (ou « Inconnu »), la date (ou « Inconnue ») et un lien vers l'entrée.

Format de sortie :
### Revue hebdomadaire des dépenses
#### Reçu manquant
- ...

#### Catégorie manquante
- ...

#### Refacturable mais sans client ni projet
- ...

Termine par :
### Prochaines actions suggérées
- 3 à 7 points maximum
```

<h2 id="pro-tips">
  Astuces
</h2>

* **Regroupe tes reçus** : envoie plusieurs reçus d’affilée, puis classe-les tous à la fin.

* **Projet par défaut** : dis à Notis sur quel projet tu travailles en ce moment pour qu’il l’associe automatiquement.

* **Devises** : Notis détecte automatiquement la devise sur le reçu.

* **Garde les originaux** : Notis enregistre la photo du reçu dans l’entrée de la dépense.