Démarrage rapide : dis simplement
Envoie un PDF, une image ou un document à Notis.
Résume ce contrat en cinq points.
Quelles conditions de renouvellement se cachent dans ce document ?
Enregistre les points clés dans ma base de données Notes.
Notis transforme n’importe quel document que tu lui envoies en source d’information interactive : pas de copier-coller, pas besoin de le renvoyer.
Comment discuter avec un document
- Envoie le document
Transfère ou joins un fichier directement dans n’importe quel canal Notis : WhatsApp, Telegram, iMessage, Slack ou e-mail.
Voici le contrat que notre fournisseur nous a envoyé.
Je te transfère la présentation investisseurs à relire.
J’ajoute le PDF du dernier rapport de marché.
Notis accepte les PDF, les documents Word, les tableurs, les présentations, le texte brut et les images. Une fois reçu, le document devient temporairement le contexte principal de la conversation.
Ajoute une instruction dans le même message pour gagner un aller-retour, par exemple « Résume ce document et relève toutes les conditions commerciales. »
- Pose toutes tes questions sur le contenu
Traite le document comme un collègue qui connaît le sujet :
Que dit la clause de résiliation ?
Liste chaque livrable avec sa date limite.
Quelles sont les parties prenantes mentionnées ?
Traduis la synthèse en anglais.
Notis répond à partir du contenu du document, en citant la section ou la page concernée quand c’est utile.
- Combine avec ton espace de travail
Utilise aussi les données de tes outils connectés en plus du document :
Compare cette proposition avec celle envoyée le trimestre dernier (dans ma base de données Documents).
Vérifie ces chiffres par rapport à mon CRM.
Rattache les actions à mener aux tâches existantes de ma base de données Tasks.
Notis associe le contexte du document à ton espace de travail : le document reste au centre de la conversation jusqu’à ce que tu passes à un autre sujet.
- Reviens au document plus tard
Réponds au message d’origine du document à tout moment pour réactiver son contexte :
(en réponse au message du contrat) Rappelle-moi le SLA ?
Notis recharge le document dans la conversation en cours. L’astuce marche avec n’importe quel ancien message : y répondre restaure le contexte de l’échange à ce moment-là.
- Enregistre le résultat
Garde tout ce qui est utile :
Enregistre le résumé dans ma base de données Notes.
Crée une tâche pour chaque action à mener de ce document.
Ajoute les détails du contrat à ma base de données Contracts.
Notis range le résultat structuré dans la bonne base de données ou le bon outil, selon ta demande.
Utiliser avec Notion
Garde une base de données Documents dans ton workspace pour que Notis y range les fichiers envoyés et les notes qui en sont tirées :
Intégrations recommandées
Automatisations
Résumer automatiquement les documents transférés
Utilise cette automatisation si tu transfères régulièrement des contrats ou des briefs et que tu veux un résumé propre rangé à chaque fois.
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Dans le portail Notis, ouvre l’onglet Automatisations et crée une nouvelle automatisation.
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Choisis le déclencheur E-mail reçu avec une adresse dédiée (ou utilise un libellé de boîte partagée).
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Colle et adapte cette instruction :
Ainsi, chaque fichier transféré arrive dans ta base de données Documents avec un résumé, sans que tu aies à lever le petit doigt après le transfert.
Astuces
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Un document à la fois : Notis se concentre sur la pièce jointe la plus récente. Pour comparer deux documents, pose une seule question qui mentionne les deux.
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Réponds pour retrouver le contexte : même plusieurs jours après, répondre au message d’origine réactive le contexte du document.
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Utilise le mode vocal : quand tu lis en déplacement, pose tes questions de suivi à voix haute, et Notis te lit sa réponse.
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Mélange sources internes et externes : « Utilise ce PDF et ma page Brand Kit. » Notis puise dans les deux en même temps.
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Documents sensibles : les documents sont traités uniquement dans le contexte de la conversation et ne sont pas conservés, sauf si tu demandes explicitement de les enregistrer dans une base de données.
