Gérer tes notes de frais

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Démarrage rapide : dis simplement

Cette dépense concerne Acme Corp, séminaire de lancement produit.

Marque-la comme refacturable.

Rédige un e-mail pour envoyer cette dépense au client.

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Gérer tes dépenses avec Notis

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1. Prends une photo

📸 Envoie la photo du reçu

• Commerçant : La Marina Restaurant
• Date : 24 nov. 2025
• Montant : 86,40 €
• Moyen de paiement : Visa •••• 1234

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2. Ajoute du contexte

C’est pour Acme Corp, séminaire de lancement produit.

Marque-la comme refacturable.

La catégorie, c’est Repas et réceptions.

• Le client associé
• Le projet lié
• La catégorie
• Le statut refacturable

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3. Transmets tes notes de frais

Rédige un e-mail pour envoyer cette dépense au client.

Envoie la note de frais à accounts-payable@acmecorp.com.

• Rédiger un e-mail professionnel
• Joindre le reçu d’origine
• L’enregistrer dans tes brouillons Gmail pour que tu le relises

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Utiliser avec Notion

• Gérer tes notes de frais (via Notion)

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Intégrations recommandées

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Automatisations

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Récapitulatif hebdomadaire des « dépenses à vérifier » (programmé)

1. Dans le portail Notis, va dans Automatisations.
2. Crée une nouvelle automatisation programmée.
3. Règle la fréquence sur vendredi à 17 h.
4. Colle l’instruction ci-dessous :

Tu fais la revue hebdomadaire des dépenses.

Objectif :
Repérer les dépenses qui demandent l'attention de l'utilisateur et produire un récapitulatif concis.

Étapes :
1) Trouve toutes les dépenses créées ces 14 derniers jours.
2) Garde les entrées avec des données manquantes ou suspectes, par exemple :
- Catégorie manquante
- Commerçant manquant
- Date manquante
- Montant manquant
- Reçu manquant en pièce jointe
- Marquée refacturable mais sans client ni projet
3) Produis un récapitulatif regroupé par type de problème.
4) Pour chaque élément, indique : le commerçant (ou « Inconnu »), le montant (ou « Inconnu »), la date (ou « Inconnue ») et un lien vers l'entrée.

Format de sortie :
### Revue hebdomadaire des dépenses
#### Reçu manquant
- ...

#### Catégorie manquante
- ...

#### Refacturable mais sans client ni projet
- ...

Termine par :
### Prochaines actions suggérées
- 3 à 7 points maximum

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Astuces

• Regroupe tes reçus : envoie plusieurs reçus d’affilée, puis classe-les tous à la fin.
• Projet par défaut : dis à Notis sur quel projet tu travailles en ce moment pour qu’il l’associe automatiquement.
• Devises : Notis détecte automatiquement la devise sur le reçu.
• Garde les originaux : Notis enregistre la photo du reçu dans l’entrée de la dépense.