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Utilise une base de données Notion Expenses pour centraliser tes reçus : Notis y enregistre chaque dépense qu’il extrait d’une photo et garde le reçu original joint à l’entrée.

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Ce que permet cette configuration

Notis lit et écrit dans tes bases de données Notion. Avec une base Expenses dédiée, Notis peut :
  • Créer une entrée pour chaque photo de reçu que tu envoies, avec le commerçant, la date, le montant et le moyen de paiement
  • Compléter l’entrée avec le client, le projet, la catégorie et le statut refacturable que tu ajoutes par message
  • Joindre la photo originale du reçu à l’entrée Notion
  • Faire une revue hebdomadaire des entrées, avec un lien vers chaque page Notion

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Étape 1 : prépare ta base de données de dépenses

Le Notis Second Brain contient déjà une base de données Expenses prête à l’emploi.
Si tu choisis un outil de comptabilité comme QuickBooks ou Xero, supprime la base de données Expenses du template Notis Second Brain pour éviter tout conflit.

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Étape 2 : envoie tes reçus et ajoute du contexte

Envoie une photo de ton reçu à Notis, puis précise le client et le projet :
C’est pour Acme Corp, séminaire de lancement produit.
Marque-la comme refacturable.
La catégorie, c’est Repas et réceptions.
Notis enregistre la dépense dans ta base Expenses sur Notion et complète l’entrée avec le client, le projet, la catégorie et le statut refacturable.

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Automatisation : revue hebdomadaire des dépenses

Le récapitulatif hebdomadaire des dépenses à vérifier fonctionne sur ta base Expenses dans Notion : il repère les entrées des 14 derniers jours avec des infos manquantes ou suspectes et t’envoie un récapitulatif classé par type de problème. Chaque élément contient un lien vers sa page Notion, pour que tu le corriges en un clic.

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En cas de problème

  • Notis ne trouve pas tes dépenses : vérifie que la base s’appelle « Expenses » et qu’elle est bien connectée à Notis.
  • Les entrées arrivent dans la mauvaise base : nomme la base cible dans ton message, par exemple « ma base Expenses dans Notion ». Consulte les instructions de base de données.